Ongelmat voi kääntää voitoksi jatkuvalla parantamisella
Reilu vuosi sitten aloimme kehittää prosessejamme ja toimintatapojamme teollisuusmaailmasta tutulla lean-lähestymistavalla. Termillä tarkoitetaan kehittämisjärjestelmää, jossa pyritään parantamaan asiakas- ja henkilöstötyytyväisyyttä muun muassa poistamalla työstä arvoa tuottamattomia vaiheita ja parantamaan tehokkuutta.
Tehokkuutta tärkeämpää on kuitenkin ymmärrys jatkuvan parantamisen ideologiasta. Jos tulipalojen sammuttamisen sijaan pureudumme sitkeästi ja systemaattisesti ongelmien juurisyihin, ei osaavan henkilökuntamme tarvitse enää venyä systeemin hankaluuksien vuoksi yliluonnollisiin suorituksiin. Kaikki meistä haluavat tehdä työnsä hyvin eikä ole olemassa henkilöä, joka tekisi tahallaan asiat hankalasti. Mutta huonot prosessit tekevät sujuvan työskentelyn välillä mahdottomaksi, mikä luonnollisesti turhauttaa. Tämän vuoksi olemme viimeisten kuukausien aikana keskittyneet henkilöstömme kanssa tuomaan ongelmat näkyväksi.
Kesälomien jälkeen olemme pitäneet useita kymmeniä tiimien omia jatkuvan parantamisen tuokioita, joissa olemme tunnistaneet ja ratkaisseet ongelmia. Tunnistetuista ongelmista tiimit ovat keskittyneet niihin, joiden ratkaisut ovat heidän omissa käsissään. Tällaisia ongelmia on nyt ratkottu yli 80 kappaletta. Suurin osa on ollut tosi pieniä arkea helpottavia asioita, kuten parempaa tiedonkulkua etätyössä, tehokkaampaa viestintäkanavien käyttöä tai tiimien sisäisten palaverien optimointia. Tiimit ovat myös oppineet jakamaan hyviä käytäntöjä keskenään ja käyttämään tietojärjestelmiä tehokkaammin.
Tämä on muuttanut suhtautumistamme ongelmiin. Osalle meistä sana ”ongelma” tuntui aluksi pahalta, mutta nyt se nähdään positiivisempana asiana. Sitä se onkin. Kun olemme tunnistaneet ongelman tiimin sisällä keskustellen ja varsinkin jos olemme löytäneet sille juurisyyn tai -syyt, voimme ratkaista ongelman niin, ettei se uusiudu. Pienet onnistumiset ovat myös kannustaneet meitä ratkaisemaan ongelmia ketterämmin ja autonomisemmin. Esimiehen osallistumista tai päätöstä asiasta ei niin usein enää tarvita.
Joskus asiat tiivistyvät siihen, että meillä on liikaa keskeneräistä työtä. Hiljattain keskustelin tästä erään tiimin kanssa. Keskustelun yhteydessä käytimme lausetta ”meidän pitää lopettaa aloittaminen ja aloittaa lopettaminen”. Näin vähennämme keskeneräistä työtä, mikä parantaa hurjasti työmme tuottavuutta mutta ennen kaikkea työhyvinvointiamme ja asiakastyytyväisyyttä nopeammilla läpimenoajoilla. Ongelmien tuominen läpinäkyväksi inhimillistää arkeamme. Uskon sen tuovan myös armollisuutta ajatteluumme – kaikkea ei voi eikä tarvitse ratkaista heti, mutta olemme oikealla polulla. Tämä korostuu, koska joudumme olemaan etänä, emmekä juurikaan pääse puhaltamaan ajoittaista turhautumistamme ulos kollegoiden kanssa toimistolla.
Voisitko sinä löytää tänään omasta työstäsi yhden ongelman? Pohdi sen jälkeen sen juurisyytä esimerkiksi kysymällä muutaman kerran miksi. Kun päädyt sille tasolle minkä voit vielä itse ratkaista, päätä ratkaisusta. Muuta tämän jälkeen tapasi toimia, ja aloita esimerkiksi viikon kokeilujakso. Tarkastele kokeilujakson jälkeen oliko muutos parannus vai ei. Kaikki muutokset eivät ole parannuksia. Osa on, ja niistä kannattaa kertoa myös kavereille. Toista tätä jatkuvan parantamisen kehää siihen asti, kunnes kaikki on täydellistä.
Topi Hirvonen toimii Sanoma Media Finlandin Lean-tiimin vetäjänä ja on kehittämissä yhdessä B2B- organisaation kanssa parempia toimintatapoja.
